Je begeleidende brief kan het verschil maken tussen uitnodiging of een opname bij het oud papier. Een begeleidende brief wordt niet als een overbodige toevoeging meegestuurd, maar dient als introductie.
De brief is bedoeld als aanvulling op je cv en om extra informatie over jezelf te verschaffen. De begeleidende brief is de eerste indruk die een potentiele werkgever van je krijgt. De personeelsfunctioneris van een gemiddeld groot bedrijf kan tot wel 100 brieven per week ontvangen. Probeer daar maar eens uitgelicht te worden. Wij geven u een aantal tips die u verder kunnen helpen.
De ideale brief
Een begeleidende brief moet beknopt zijn en liever niet langer dan drie alinea's. Er moet in staan wat je voor de werkgever wilt doen en waarom jij de beste kandidaat bent voor deze baan. De brief moet er in ieder geval voor zorgen dat je cv wordt gelezen.
De stijl van de begeleidende brief moet redelijk formeel en zakelijk zijn en passen bij het cv dat je meestuurt. De brief moet worden getypt in een duidelijk lettertype en op een goede kwaliteit wit of cremekleurig papier worden afgedrukt, bij voorkeur hetzelfde papier dat je gebruikt voor het curriculum vitae (in onze ervaring bij Tool Consultancy wordt dit woord zeer vaak verkeerd gespeld).
Als je je brief en cv per e-mail verstuurt, zorg er dan voor dat ze er zakelijk uitziet.
Waarom moet je de baan krijgen?
Na de openingsalinea volgt de alinea waarin de werkgever kan lezen waarom je geschikt bent voor de functie en wat je kwalificaties zijn. Echter je mag nooit zeggen dat jij de geschikte kandidaat bent in een letterlijke zin, omschrijf dit. Waarom moet hij jou aannemen? Dit is het belangrijkste deel van de begeleidende brief. Hier beslist een werkgever of hij naar je cv kijkt of niet.
Je moet hier twee of drie van je belangrijkste pluspunten noemen en concrete informatie geven over je opleidingen en ervaring. Noem punten waarvan je zeker weet dat ze verband houden met de baan waarnaar je solliciteert.
Positieve afsluiting. Laat je brief aan het einde niet als een nachtkaars uitgaan, met alleen maar een nietszeggend 'Met vriendelijke groet' of 'Hoogachtend'. Beeindig de brief met sterke, proactieve bewoordingen. Je doel is te worden uitgenodigd voor een sollicitatiegesprek, dus: 'Ik vertrouw erop dat u mijn brief gaat lezen en zie uw uitnodiging graag tegemoet. Graag zou ik mijn brief nader toelichten in een persoonlijk gesprek. Ik zie uit naar uw spoedige reactie.'
Sluit je brief af met 'Met vriendelijke groet of Hoogachtend afhankelijk van de cultuur van het bedrijf'.
Vijf tips
Richt de brief altijd aan een concreet persoon, of je nu solliciteert naar een baan of een open sollicitatie verstuurt. Het maakt geen goede indruk 'geachte heer' te schrijven als de manager die je aanschrijft een vrouw is. Als je niet weet aan wie je de brief moet richten, neem dan contact op met het bedrijf om de naam van de juiste persoon te achterhalen. Vraag ook hoe zijn of haar naam gespeld wordt.
In de openingsalinea moet je de lezer laten weten waarom je hem schrijft. Als je schrijft om te solliciteren op een vacature binnen het desbetreffende bedrijf, moet je duidelijk maken om welke functie het gaat en waar je de advertentie hebt gezien. Noem naam en datum van de krant of ander medium waarin de advertentie stond. Bij open sollicitaties moet je schetsen wat voor soort werk je zoekt.
Het is zaak dat je interesse toont in de functie waarnaar je solliciteert en dat je laat zien dat je al het nodige over de werkgever weet. Je kunt informatie over het bedrijf verzamelen door bijvoorbeeld op de website van het bedrijf te kijken, ze op te bellen met de vraag of ze informatie hebben over hun bedrijf (bijvoorbeeld een jaarverslag) en kranten te 'scannen' op algemene informatie.
Leg uit waarom je juist bij dit bedrijf wilt werken en benadruk wat je voor het bedrijf kunt betekenen. Vermijd bewoordingen als 'Ik denk dat ik binnen uw onderneming veel ervaring kan opdoen' of 'Dit is een gebied van mijn deskundigheid dat ik altijd al wilde ontwikkelen'. De werkgever zal je aannemen om wat je voor het bedrijf kunt doen, niet om wat je denkt er te kunnen leren. Vermijd gebruik van cliches.
Trap geen open deuren in, zoals: Ik schrijf u om te solliciteren naar de functie; Zoals u kunt zien in mijn cv, enz. Begin elke alinea liever met andere bewoordingen om vervolgens direct ter zake te komen, bijv. Ik heb er alle vertrouwen in dat mijn juridische ervaring voor uw bedrijf veel kan betekenen voor deze functie en voeg mijn cv bij voor nadere informatie.
Check op volledigheid
Een checklist om te controleren of je brief alles bevat wat hij moet bevatten:
- Aan wie moet je het cv sturen.
- Heb je de brief juist geadresseerd en voldoende postzegels geplakt?
- Blijkt uit de brief enthousiasme voor de functie?
- Laat je in de brief blijken dat je de werkgever begrijpt?
- Maak je in de brief duidelijk wat je de werkgever te bieden hebt?
- Sluit je de brief positief af?
- Heb je dubbel gecontroleerd of de brief geen spelfouten en/of grammaticale fouten bevat?
Je brief en cv verzenden
Je kunt je brief en cv per post of per e-mail verzenden.
Zorg er voor dat je bij wijze van follow-up telefonisch contact opneemt om te controleren of je cv is ontvangen.
Dit is verreweg de beste methode. Ook al verstuur je een cv per e-mail, stuur altijd een exemplaar via de post na. Gebruik hiervoor een A4-envelop met harde rug. Druk je cv af op papier van goede kwaliteit, op een printer met een hoge resolutie.
Verzenden van je cv per e-mail kan op verschillende manieren. Wanneer je je cv invoegt in de tekst van het e-mailbericht, kunnen opmaakelementen soms verdwijnen. Hierdoor oogt het bericht rommelig. Sla je cv op als Word-document en verstuur het als attachment bij je e-mail (bron: Intermediair met eigen inzichten aangepast)
